美しい所作の基本 - ビジネスで差がつく：書類のスマートな扱い方

ビジネスで差がつく：書類のスマートな扱い方

Tags: 所作, ビジネススキル, 書類, マナー, 印象向上

ビジネスシーンでは、多くの書類が行き交います。契約書、企画書、報告書、あるいは社内資料など、その内容は様々です。これら書類をどのように扱うかは、単なる作業効率だけでなく、あなたの仕事への姿勢や、相手への配慮、そしてひいてはあなたの信頼性を静かに物語ります。

多忙な日々の中で、書類を慌ただしく扱うことはあるかもしれません。しかし、少しの意識で、書類の扱いは格段に美しくスマートになります。これは、特に外部の方や上司とのやり取りにおいて、あなたの印象を大きく左右する要素となり得ます。

この記事では、ビジネスパーソンが日常的に行う書類の扱いについて、美しく見せるための基本的な所作とポイントをご紹介します。これらを身につけることで、あなたの印象はさらに向上し、ビジネスを円滑に進める助けとなるでしょう。

書類を扱う際の基本的な動作には、受け取る、渡す、置く、しまうなどがあります。それぞれのシーンで意識したい基本をご紹介します。

書類を受け取る
- 相手が差し出した書類は、原則として両手で丁寧に受け取ります。
- 受け取る際は、相手の目を見て軽く会釈を添えると、より丁寧な印象を与えます。
- 複数枚ある場合は、バラバラにならないよう指先で揃えながら受け取ります。
書類を渡す
- 書類を渡す前には、内容に間違いがないか、向きは正しいかを確認します。
- 相手がすぐに読めるよう、相手から見て文字が正立する向きにして渡します。
- 片手ではなく両手で、相手に差し出すように渡します。
- 「こちらが資料です」「〇〇に関する書類でございます」など、一言添えると親切です。
- デスク越しではなく、可能な限り相手の近くまで移動して渡すのが丁寧です。
書類を置く・しまう
- 書類をデスクなどに置く際は、音を立てずに静かに置きます。
- 複数枚ある場合は、端を揃えて整然と置くように心がけます。
- 一時的に置いておく場合でも、他の書類や物に埋もれさせず、分かりやすい場所に丁寧に置きます。
- しまう際は、クリアファイルやバインダーにきちんと収め、折れたり汚れたりしないように注意します。

基本に加え、さらに印象を良くするための美しい所作のポイントです。

書類は「顔」であるという意識を持つ: 書類は、単なる紙ではなく、そこに記載された情報や、それを作成した人の努力の結晶です。それを扱うことは、相手の仕事や情報そのものに対する敬意を示すことにつながります。
指先の使い方: 書類をめくる際などに、指先を濡らしたり舐めたりするのは避け、指サックを使用するなど、上品な方法を心がけます。
クリアファイルやバインダーの活用: 書類を持ち運ぶ際や保管する際に、クリアファイルやバインダーを適切に使用することで、書類を保護し、扱う姿もスマートに見えます。色分けなどで整理されていると、さらにプロフェッショナルな印象になります。
デスク上の整理整頓: デスク上が乱雑だと、書類の扱いも雑に見えがちです。常にデスク上を整理整頓しておくことで、書類を丁寧に扱う習慣が自然と身につきます。

会議で資料を配る際:
- 人数分の資料を事前に揃え、内容と向きを確認しておきます。
- 参加者の席を回り、一人ひとりに「〇〇の資料でございます」などと声をかけながら、両手で丁寧に渡します。
- 参加者が受け取りやすいように、机の端に置くのではなく、相手の正面に差し出すようにします。
お客様や上司から書類を受け取る際:
- 席を立ち、相手の正面に移動して、両手で丁寧に受け取ります。
- 「ありがとうございます。頂戴いたします。」など、感謝の言葉を添えます。
- 受け取った書類は、すぐに無造作に机の上に置かず、一時的にクリアファイルに入れるか、自分の手元で大切に扱います。
契約書などの重要書類を扱う際:
- 普段以上に慎重かつ丁寧な所作を心がけます。
- 折れやシワがつかないよう、クリアファイルや書類ケースに入れて持ち運びます。
- 受け渡しは必ず両手で、相手の目を見て行います。

書類の扱い方一つで、あなたの印象は大きく変わります。丁寧に書類を扱うことは、仕事そのものへの真摯な姿勢を示すだけでなく、相手への配慮や敬意を表す非言語コミュニケーションです。

日々の業務の中で、書類を「情報」であり「信頼」を運ぶ大切なものであると意識し、ご紹介した基本所作とポイントを実践してみてください。これらの小さな積み重ねが、あなたのビジネスにおける信頼性を高め、より円滑な人間関係を築く一助となるはずです。

忙しい中でも、一つひとつの書類を大切に扱う習慣を身につけることから始めてみてはいかがでしょうか。